職業(yè)能力系列  公開(kāi)課 

課程名稱：文秘、行政助理綜合技能實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練
課程時(shí)間：2011年12月27-28日
課程地點(diǎn)：蘇州市解放東路555號(hào)桐涇商務(wù)廣場(chǎng)2號(hào)樓11樓（卓一培訓(xùn)中心）
課程費(fèi)用：1980元/人

課程背景

在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)對(duì)行政管理水平要求也越來(lái)越高，同時(shí)對(duì)行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無(wú)法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時(shí)候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是被動(dòng)地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽(tīng)到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒(méi)有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒(méi)有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過(guò)二天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧。

課程目標(biāo)

§ 學(xué)會(huì)編寫(xiě)自己的崗位說(shuō)明

§ 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí)

§ 學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)”地位

§ 運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平

§ 有效利用時(shí)間管理的工具，提高自身工作效率

§ 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)揮重要作用

§ 提升的商務(wù)公文寫(xiě)作技巧，提高駕馭文字的能力

§ 學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和高效主持會(huì)議技巧

§ 了解商務(wù)接待活動(dòng)中各項(xiàng)禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象

課程對(duì)象

企業(yè)各級(jí)行政管理人員、各級(jí)助理和秘書(shū)、辦公室主任等。

課程大綱

*部分  職業(yè)素養(yǎng)篇

一、秘書(shū)/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1、秘書(shū)/助理人員的自我角色定位

- 初級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員

- 中級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理

- 高級(jí)秘書(shū)/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

2、優(yōu)秀秘書(shū)/助理人員的勝任素質(zhì)

- 如何提升秘書(shū)/助理人員的素質(zhì)

- 優(yōu)秀秘書(shū)與一般秘書(shū)的差異

案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？

- *種人認(rèn)為：初級(jí)秘書(shū)不就是端茶倒水，接聽(tīng)電話，就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色；

- 第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；

- 第三種可是個(gè)有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘書(shū)/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2、為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？

- 分析自我，確立人生的方向

- 準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)

- 看到秘書(shū)/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力

3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟

- 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析

- 運(yùn)用“5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析

What I am? 我是什么樣的人？

What I want? 我想要什么？

What I can do? 我能做什么？

What fit I most? 什么是最適合我？

What I can choose？我能夠選擇什么？

三、秘書(shū)/助理商務(wù)禮儀規(guī)范

1、塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象

- 著裝的TOP原則

- “拒絕”著裝敗筆—著裝誤區(qū)

- 恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人

2、基本商務(wù)禮儀

- 辦公室禮儀

- 接待禮儀

- 電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、深圳高級(jí)秘書(shū)培訓(xùn)、深圳行政助理培訓(xùn)、辦公室5S管理

5S的概念

推行5S的重要性

如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法

快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能篇

一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧

時(shí)間管理的誤區(qū)

時(shí)間管理的原則

- 目標(biāo)管理與80/20法則

- 緩急輕重的優(yōu)先管理

- 個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排

時(shí)間管理小竅門

辦公室接待與電話處理

上級(jí)的時(shí)間管理與安排

自我情緒控制與壓力管理

上司出差日程管理與工作計(jì)劃

小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

我們每個(gè)人的生命就是通過(guò)時(shí)間來(lái)計(jì)算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時(shí)，1440分鐘，86400秒。人——倒計(jì)時(shí)，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？

二、會(huì)務(wù)組織與管理

成功組織會(huì)議的技巧

組織階段的工作：

- 會(huì)前準(zhǔn)備

- 會(huì)中協(xié)助

- 會(huì)后整理

會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn)

三、信息、文檔管理與運(yùn)用

1、信息收集

- 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅

- 收集信息工作的三個(gè)訣竅

- 信息的查實(shí)及傳遞

- 信息的儲(chǔ)存與保密

2、文檔管理

- 文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范

- 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

- 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范

四、行政公文寫(xiě)作技巧與處理實(shí)務(wù)

1、行政公文寫(xiě)作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文寫(xiě)作及公文格式要素范例

- 通用公文：

- 事務(wù)公文：

- 禮儀文書(shū)：

第三部分  統(tǒng)籌管理篇

一、秘書(shū)/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

1、成功溝通的秘訣

- 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)：不輕易打斷對(duì)方的話

- 怎樣反問(wèn)：了解對(duì)方的需求

- 如何肯定：肯定對(duì)方—微笑、點(diǎn)頭、是是是

- 表明立場(chǎng)：拒絕的藝術(shù)

- 提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案

2、有效溝通過(guò)程及環(huán)節(jié)

- 信息發(fā)送、接收、反饋

- 有效發(fā)送的技巧

3、認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象

- 與上級(jí)溝通的原則

- 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧

- 跨*的溝通技巧

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理

后勤管理（前臺(tái)、車輛、食堂、清潔）

辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）

員工安全和保密工作

公共關(guān)系管理

三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

事務(wù)工作有哪些

學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作

- 沙盤(pán)演練：如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施