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全面解讀企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范

對(duì)記賬的規(guī)范主要有三個(gè)方面：

　　一是不可逆的記賬功能。這里的記賬，強(qiáng)調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過程，與會(huì)計(jì)軟件對(duì)記賬操作如何進(jìn)行后臺(tái)處理無關(guān)。也就是說，憑證記賬后，該憑證對(duì)相關(guān)科目發(fā)生額和余額的影響就發(fā)生效力，此后不管以任何條件輸出賬簿和報(bào)表，該憑證的影響都應(yīng)當(dāng)予以反映。不可逆的記賬功能，就是說已記賬憑證發(fā)生的后果不可撤銷。當(dāng)然，用紅字憑證更正記賬錯(cuò)誤，則對(duì)沖的兩張憑證都發(fā)生了記賬后果，不屬于這里所說的逆向操作。

　　之所以強(qiáng)調(diào)記賬后果而非過程，是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件不是手工過程的模擬。信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表可能只是一個(gè)邏輯概念，沒有對(duì)應(yīng)的物理文件，而是根據(jù)查詢和輸出需要即時(shí)生成。相應(yīng)地，會(huì)計(jì)軟件的記賬在后臺(tái)處理中也不一定是即刻在相關(guān)賬簿中增加一行記錄、改變科目的發(fā)生額和余額，而是對(duì)記賬憑證數(shù)據(jù)做一個(gè)記賬標(biāo)記。所以，強(qiáng)調(diào)記賬后果，意味著記賬標(biāo)記就不得通過任何操作予以取消，在輸出賬簿和報(bào)表時(shí)，有記賬標(biāo)記的記賬憑證必須參與賬簿和報(bào)表的生成過程，而沒有標(biāo)記的憑證不得參與這一過程。供應(yīng)商也不能以記賬尚未改變賬簿數(shù)據(jù)為由辯稱對(duì)記賬標(biāo)記的取消不是記賬的逆向操作。

　　二是對(duì)記賬順序的保護(hù)，包括兩方面：對(duì)已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)；對(duì)已記賬憑證刪除和插入的禁止。兩者相結(jié)合才能保證記賬原始順序不被篡改。

　　三是對(duì)記賬內(nèi)容的保護(hù)，禁止對(duì)已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。關(guān)鍵信息指日期、金額、科目和操作人。這里的日期包括記賬憑證上記載的任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人也包括經(jīng)手記賬憑證的所有人員，例如出納、會(huì)計(jì)、審核人等。

　　會(huì)計(jì)軟件不得提供對(duì)已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改功能，同時(shí)也意味著對(duì)尚未記賬憑證的修改和已記賬憑證其他信息的修改不受限制。這是工作規(guī)范適應(yīng)信息化特點(diǎn)，從提高工作效率實(shí)際需求出發(fā)而做出的突破。例如，會(huì)計(jì)分錄摘要經(jīng)常因會(huì)計(jì)人員信息掌握不充分而出現(xiàn)不準(zhǔn)確，需要在記賬后修改的情況。如果不允許直接修改而采取紅字沖銷重新編制憑證的方法，則過于繁瑣也無必要。因?yàn)樵诳颇亢徒痤~都不可修改的情況下，對(duì)摘要的修改也就受到限制，不可能修改為完全不相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，而且這種修改也不對(duì)核算結(jié)果形成影響。此外，操作日志也能夠反映摘要的修改過程。因此，限制關(guān)鍵信息的修改，放開其他信息的修改，實(shí)現(xiàn)了信息化條件下會(huì)計(jì)核算可靠性要求與效率性要求的平衡。

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